salam pembuka

Tuesday, January 29, 2013

 Cara Menulis Surat

  
1.Surat Biasa

Surat Biasa dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:

1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri

2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.

4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca. 

 
2.Surat Dinas

Dalam membuat surat dinas biasanya diperlukan ketelitian yang lebih bial dibandingkan dengan membuat surat non dinas. Hal ini dikarenakan oleh surat dinas yang sifatnya resmi dan menggunakan bahasa Indonesia yang baku. Itulah sebabnya banyak isntansi yang mengadakan pelatihan pembuatan surat dinas untuk meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi.

Berikut ini adalah tips membuat surat dinas yang benar:
  1. Selalu menggunakan kertas resmi yang berkop instansi
  2. Selalu mencatat nomer surat yang keluar sehingga memudahkan kita dalam membuat surat dinas selanjutnya. Selain itu juga untuk menghindari nomer surat yang dobel/ganda
  3. Apabila surat dinas menggunakan lampiran, pastikan bahwa kita juga mempunyai arsip lampiran tersebut
  4. Pastikan bahwa isi surat dinas tersebut memang sudah benar dan detail, baru kemudian memintakan tandatangan kepada pejabat yang berwenang.
  5. Untuk lampiran surat, pastikan pejabat yang berwenang telah membubuhkan paraf pada setiap judul lampiran
  6. Tulis dengan jelas nama penerima surat, termasuk titel, jabatan, dan alamatnya
  7. Gunakan amplop resmi instansi. Atau apabila memang harus menggunakan amplop polos, jangan lupa untuk membubuhkan stempel dan paraf pada amplop
  8. Apabila surat dikirim dengan kurir instansi, pastikan bahwa surat akan sampai kepada penerima tepat waktu sehingga informasi yang ada dalam surat dinas tersebut bermanfaat.
  9. Bila surat dinas dikirim melalui pos, pastikan membubuhkan perangko atau stempel porto telah dibayar sehingga tidak harus bekerja dua kali bila surat dinas yang kita buat dikembalikan kepada kita lagi oleh pihak kantor pos.

No comments:

Post a Comment

Post a Comment